Stok sayımı, bir işletmenin tuttuğu stok miktarının kayıt edilmesi faaliyeti veya sürecidir. Çeşitli stok sayım tekniği bulunmaktadır ve bunları aşağıda tanımladım:
1. Periyodik stok sayımı
2. Sürekli veya aralıksız stok sayımı
3. Teslim alma doğruluğu
4. Stok dışı doğrulaması
5. Yıllık stok sayımı
1. Periyodik Stok Sayımı
Periyodik stok sayımı, stok miktarına bağlı olarak tüm stokun bir ya da iki gün boyunca aylık, üç aylık veya yarıyıllık kontrolü olabilmektedir. İzlenen yöntem ve süreç yıllık stok sayımına benzer, yani tüm fiziksel stok ürünleri sayılır ve stok cetvellerine kaydedilir veya taranır ve sonra stok doğrulama dosyasıyla karşılaştırılır.
Pahalı olmayan ürünler yılda bir kez kontrol edilebilirken, pahalı ürünler veya satış tarihine göre stok düzenli olarak kontrol edilmelidir.
2. Sürekli, Aralıksız Stok Sayımı
Bu sistemle stok sayımı, önceden tanımlı bir eylem planına göre yıl boyunca yapılır. A-Ürünler aylık olarak sayılabilir, B-Ürünler haftalık olarak sayılır ve C-Ürünler günlük sayılır. Bu, her bir ürün için doğrulamaların tamamlanabilmesi için tüm işlemleri gösteren aralıksız bir stok sayım kaydı tutulması anlamına gelir.
Herhangi bir stok sayım farkıyla ilgili incelemeler tüm yıla yayılabilir ve böylece doğru kapsamlı analiz gerçekleştirilebilir. Şayet ön tanımlı plana göre sürekli doğrulama sağlanmışsa, ayrıca yıl sonu hesapları da hızlı bir şekilde hazırlanabilir.
Sayım ve doğrulama, aralıksız stok doğrulama dosyalarına dayalı olarak yıl boyunca tamamlandığı için herhangi bir mağazanın işletimi üzerinde asgari etkisi olmalıdır veya hiçbir etkisi olmamalıdır. Her türlü kontroller düzenli gerçekleştirilen aralıksız stok raporları temeline dayalı olarak stok doğrulama dosyasına göre tamamlanabilir ve anormallikler hızlı bir şekilde tanımlanabilir.
3. Teslim Alma Doğruluğu
Teslim alma doğruluğu, bir işletmenin tedarikçilerden stok teslimi anında ve/veya ürünleri mağazaya/müşteriye dağıttığı sırada yaptığı kontrollerdir. Bu normal olarak müşterilere giden siparişlerin alınmasıyla gerçekleşir veya bir depodaki kafesle tanımlanır. Bu, giden ürünlere veya gelen ürünlere yönelik kontrollerin faturaya göre tamamlanabildiği bir faturanın olduğu bir durumdur.
4. Stok Dışı Doğrulaması
Bu mağaza stok doğrulaması belirli bir ürünün stok dışı olduğunda veya stok düzeyleri son derece düşük olduğunda tamamlanır. Bu tür doğrulama genel olarak şirket personeli tarafından yapılır. Stok dışı kayıt edilir, yeniden sipariş verilir ve bu sorunun tekrarlanmasını önlemek için stok dışı olma nedenleri tanımlanır.
5. Yıllık Stok Sayımı
Periyodik stok sayımı veya sürekli stok doğrulaması gerçekleştirilmediği durumda yıllık bir stok sayımı gereklidir. Yıllık stok sayımı yılda bir kez tamamlanır. Bazı durumlarda depo veya mağaza bir kaç gün boyunca kapalı olabilir veya stok sayımı çalışma saatleri dışında yapılır. Başka durumlarda fişler ve faturalar stok sayımı bitinceye kadar ertelenir. Periyodik stok sayımında olduğu gibi, tüm fiziksel stok ürünleri sayılır ve stok cetvellerine kaydedilir veya taranır ve sonra stok doğrulama dosyasıyla karşılaştırılır.
Hangi stok sayım yöntemine karar verirseniz verin bu sizin için en iyisidir çünkü stok sayımı işletmeniz için aşağıdaki çok önemli bilgileri sağlayacaktır
- İşletmenizin nasıl çalıştığını belirler
- Brüt kârınızı onaylar
- Herhangi bir stok sorununuzun olup olmadığı kesin olarak belirler, örn. hırsızlık
- Fiyatlandırma stratejinizde size yardımcı olur
- Tuttuğunuz stoğa yönelik doğru bir hesap sağlar
- Belirli iyi ve kötü ürün satış performansını vurgular
- Stok düzeylerinin nasıl azaltılacağını ve nakit akışının nasıl geliştirileceğini tanımlar